RODO

Przepisy w zakresie ochrony danych osobowych

YUBI S.A. w organizacji przetwarza dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO). RODO wchodzi w życie 25 maja 2018 roku. Pełna treść Rozporządzenia jest dostępna tutaj RODO - dokument.

 

Definicje RODO

1. Dane osobowe

„Dane osobowe” oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”). Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

2. Przetwarzanie

„Przetwarzanie” oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

3. Profilowanie

„Profilowanie” oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej.

4. Administrator

„Administrator” oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. Administratorem jest YUBI S.A. w organizacji.

5. Odbiorca

„Odbiorca” oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, któremu ujawnia się dane osobowe, niezależnie od tego, czy jest stroną trzecią. Organy publiczne, które mogą otrzymywać dane osobowe w ramach konkretnego postępowania zgodnie z prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, nie są jednak uznawane za odbiorców.

6. Zgoda

„Zgoda” osoby, której dane dotyczą oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.

 

Na jakiej podstawie prawnej YUBI S.A. w organizacji przetwarza dane osobowe?

YUBI S.A. w organizacji przetwarza dane osobowe na jednej z podstaw prawnych wskazanych w art. 6 RODO tj.:

  • na podstawie zgody wyrażonej przez osobę, której dane dotyczą – zgoda może być w każdej chwili odwołana.
  • w związku z wykonaniem umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy – pod warunkiem, że osoba której dane dotyczą posiada produkt lub usługę świadczoną przez YUBI S.A. w organizacji.
  • gdy jest to niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora danych (YUBI S.A. w organizacji).
  • gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze danych (YUBI S.A. w organizacji).
  • jako „podmiot przetwarzający” który przetwarza dane osobowe w imieniu Administratora – w sytuacji gdy YUBI S.A. w organizacji występuję jako agent innej instytucji lub realizuje usługi na rzecz innej instytucji, w takich sytuacjach YUBI S.A. w organizacji przetwarza dane zgodnie z instrukcjami Administratora danych, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
 

Jak YUBI S.A. w organizacji chroni dane osobowe?

YUBI S.A. w organizacji chroni dane osobowe stosując szereg zabezpieczeń fizycznych, organizacyjnych i administracyjnych w celu zapewnienia poufności, integralności i dostępności danych osobowych. Zgodnie z nowym Regulaminem z dnia 25-05-2018 roku YUBI S.A. w organizacji wszystkie informacje dotyczące czynności YUBI S.A. w organizacji uzyskane w czasie negocjacji, w trakcie zawierania i realizacji umowy, na podstawie której YUBI S.A. w organizacji tę czynność wykonuje są objęte tajemnica YUBI S.A. w organizacji, nakładającą na YUBI S.A. w organizacji obowiązek zapewnienia poufności tych informacji. Fundamentem systemu zabezpieczeń są strategie, polityki i inne wewnętrzne regulaminy YUBI S.A. w organizacji wytyczające kierunki rozwoju YUBI S.A. w organizacji w zakresie ochrony danych. YUBI S.A. w organizacji stale monitoruje, analizuje i ulepsza stosowane środki zabezpieczeń (fizycznych, organizacyjnych i administracyjnych) w celu zapewnienia najwyższej ochrony dla danych Klientów i innych osób, których dane YUBI S.A. w organizacji przetwarza.

 

Prawa osób, których dane dotyczą wynikające z RODO (rozdział 3 RODO)

1. Prawo dostępu przysługujące osobie, której dane dotyczą

Osoba, której dane dotyczą jest uprawniona do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące, a jeżeli ma to miejsce jest uprawniona do uzyskania dostępu informacji następujących o celu przetwarzania, odbiorcach danych osobowych, źródle danych, okresie przechowywania danych osobowych, zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji w tym profilowaniu itp. a także uzyskania kopii danych.

2. Prawo do sprostowania danych

Osoba, której dane dotyczą ma prawo żądania od Administratora niezwłocznego sprostowania dotyczących jej danych osobowych, które są nieprawidłowe.

3. Prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym)

Osoba, której dane dotyczą ma prawo żądania od Administratora niezwłocznego usunięcia dotyczących jej danych osobowych, a Administrator ma obowiązek bez zbędnej zwłoki usunąć dane osobowe. W przypadkach określonych w art. 17 RODO w szczególności są to sytuacje gdy: a) dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania. b) osoba, której dane dotyczą cofnęła zgodę, na której opiera się przetwarzanie. c) osoba, której dane dotyczą wnosi sprzeciw wobec przetwarzania i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania. d) dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem. Należy pamiętać, że dane klientów YUBI S.A. w organizacji są przetwarzane w związku z realizacją umowy, a po jej wygaśnięciu przetwarzane są na podstawie przepisów prawa przez okres retencji (o którym mowa w dalszej części niniejszej informacji), co za tym idzie nie zachodzi przesłanka do usunięcia danych do zakończenia okresu retencji.

4. Prawo do ograniczenia przetwarzania

Osoba, której dane dotyczą ma prawo żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania w uzasadnionych przypadkach, w szczególności jeśli kwestionuje prawidłowość danych lub wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych (ograniczenie do czasu stwierdzenia czy uzasadnione podstawy po stronie Administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu osoby, której dane dotyczą). W przypadku ograniczenia przetwarzania, dane można przetwarzać z wyjątkiem przechowywania, wyłącznie za zgodą osoby, której dane dotyczą lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej.

5. Prawo do przenoszenia danych

Osoba, której dane dotyczą ma prawo otrzymać w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego dane osobowe jej dotyczące, które dostarczyła Administratorowi oraz ma prawo przesłać te dane osobowe innemu Administratorowi.

6. Prawo do sprzeciwu oraz zautomatyzowane podejmowanie decyzji w indywidualnych przypadkach

Osoba, której dane dotyczą ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych w tym profilowania na podstawie tych przepisów. Administratorowi nie wolno już przetwarzać tych danych osobowych chyba, że wykaże on istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeżeli dane osobowe są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego osoba, której dane dotyczą ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych na potrzeby takiego marketingu, w tym profilowania w zakresie w jakim przetwarzanie jest związane z takim marketingiem bezpośrednim. Jeżeli osoba, której dane dotyczą wniesie sprzeciw wobec przetwarzania do celów marketingu bezpośredniego, danych osobowych nie wolno już przetwarzać do takich celów. Osoba, której dane dotyczą ma prawo do tego, by nie podlegać decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu w tym profilowaniu i wywołuje wobec tej osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływa. Należy jednak pamiętać że w/w uprawnienie nie ma zastosowania min. gdy decyzja ta jest niezbędna do zawarcia lub wykonania umowy między osobą, której dane dotyczą, a Administratorem lub opiera się na wyraźnej zgodzie osoby której dane dotyczą.

 

Realizacja praw osób, których dane dotyczą

YUBI S.A. w organizacji realizuje prawa osób, których dane dotyczą na wyraźne żądanie takich osób złożone środkiem kontaktu w formie elektronicznej (np. wiadomość w przekazana YUBI S.A. w organizacji elektronicznej itp.) lub pismem drogą pocztową. Przed realizacją takiego żądania YUBI S.A. w organizacji weryfikuje tożsamość osoby przekazującej żądanie. Informacje zwrotne są przekazywane w formie elektronicznej, zabezpieczonej w celu ochrony informacji. YUBI S.A. w organizacji udziela bez zbędnej zwłoki, w terminie do miesiąca od wpłynięcia żądania co najmniej informacji zwrotnej o działaniach podjętych w związku z żądaniem, o ile nie możliwe jest zrealizowanie żądania osoby w tym terminie. W takiej sytuacji YUBI S.A. w organizacji informuje o konieczności przedłużenia terminu o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań.

 

Okresy przechowywania danych osobowych

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez YUBI S.A. w organizacji:

  • w związku z zawartą umową i wykonywaniem czynności YUBI S.A. w organizacji – przez okres trwania umowy lub trwania Pani/Pana zobowiązania, a po jego wygaśnięciu – tylko w przypadku wyrażenia przez Panią/Pana zgody lub spełnienia warunków, o których mowa w art. 105a ust. 3 Prawa YUBI S.A. w organizacji – przez okres 5 lat po wygaśnięciu zobowiązania.
  • dla celów statystycznych i wewnętrznych analiz – przez okres trwania zobowiązania.
  • w celach archiwalnych - przez okres 5 lat po wygaśnięciu zobowiązania, chyba że z przepisów prawa będzie wynikał dłuższy okres lub została zgłoszona reklamacja lub roszczenie.
  • dla celu marketingu bezpośredniego.
  • przesyłania do Pani/Pana informacji handlowej drogą elektroniczną w postaci wiadomości e-mail, w tym newslettera, przesyłanych na wskazany adres mailowy i w formie wiadomości tekstowych na wskazany numer telefonu komórkowego oraz na wykorzystywanie podanych adresu e-mail i numeru telefonu do prowadzenia marketingu bezpośredniego za pośrednictwem poczty elektronicznej, wiadomości SMS oraz drogą telefoniczną.
  • oferowania przez YUBI S.A. w organizacji produktów podmiotów powiązanych z YUBI S.A. w organizacji kapitałowo lub umownie – do czasu wycofania udzielonej zgody albo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, które YUBI S.A. w organizacji realizuje na podstawie prawnie uzasadnionego interesu.
  • dla celów rozpatrywania Pani/Pana reklamacji i zgłoszonych roszczeń – przez okres 10 lat lub do momentu przedawnienia Pani/Pana potencjalnych roszczeń wynikających z umowy lub z innego tytułu.